Para fines fiscales, una de las primeras cosas que debe considerar al contratar personal es si sus trabajadores se clasificarán como 1099 o W2. Los empleadores suelen quedar perplejos ante las diferencias considerables, ya que cada clasificación conlleva muchas implicaciones fiscales y legales, y estamos aquí para ayudar a aliviar el estrés asociado con la incertidumbre de cada formulario fiscal.
Lo básico
Comencemos con lo básico de cada formulario. A menos que haya trabajado por cuenta propia toda su vida, toda persona que haya trabajado alguna vez muy probablemente ha recibido un W2. El formulario W2 es un documento fiscal que los empleadores preparan para sus empleados y que ofrece un desglose de los salarios devengados y los impuestos retenidos durante un año fiscal determinado. El formulario 1099, en cambio, es un documento sencillo que una empresa prepara para sus proveedores/contratistas/trabajadores independientes y que incluye ÚNICAMENTE los ingresos recibidos. En esencia, es un registro de todo el dinero pagado por una empresa a una persona.
Las ventajas y desventajas del empleo W2
Aunque todo es cuestión de perspectiva, contratar empleados W2 tiene varias ventajas. En primer lugar, usted tendrá la facultad de dictar qué días y horas trabajarán sus empleados, qué pueden y no pueden vestir en la oficina, etc… contratar empleados W2 le brinda un poco más de control sobre las operaciones diarias que realizan sus trabajadores en comparación con contratar a un contratista 1099.
Una clara desventaja de contratar a un trabajador W2 es el hecho de que los empleadores también están obligados a pagar diversos impuestos de nómina y de empleo. Según IRS.gov, "los empleadores deben declarar los ingresos y los impuestos de empleo retenidos a sus empleados en una Declaración Federal Trimestral del Empleador (Formulario 941) y depositar estos impuestos en su totalidad en un banco o institución financiera autorizados, conforme a los Requisitos Federales de Depósito de Impuestos. Los empleadores también son responsables de presentar una declaración FUTA anualmente y de depositar esos impuestos."
Nota: las empresas que no cumplan con las leyes de impuestos de empleo pueden estar sujetas a acciones legales por omitir deliberadamente el pago de dichos impuestos.
También es importante considerar el hecho de que, además del salario, se espera que la mayoría de los empleadores ofrezcan paquetes de beneficios a sus empleados de tiempo completo. Los paquetes de beneficios normalmente incluyen seguro médico, vacaciones, días por enfermedad, cuentas de ahorro para el retiro, y algunos empleadores incluso ofrecen opciones sobre acciones como ventaja competitiva.
Las ventajas y desventajas de contratar a un contratista 1099
Como se mencionó anteriormente, el formulario 1099 registra únicamente los ingresos pagados por una empresa a una persona. Por lo tanto, los empleadores quedan exentos de pagar impuestos de empleo y de nómina al contratar a un contratista 1099; sin embargo, no tienen tanto control sobre la gestión del personal contratado.
El U.S. Department of Labor (Departamento de Trabajo de los EE. UU.) creó una guía de seis preguntas para que las empresas la sigan al determinar la clasificación de sus trabajadores:
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¿El trabajo es una parte integral del negocio del empleador?
Esta pauta se usa para determinar la importancia del rol que un trabajador desempeña en la empresa. Por ejemplo, un asistente dental desempeñará un papel integral en un consultorio dental, mientras que un tenedor de libros contratado para preparar las declaraciones de fin de año no. El asistente dental muy probablemente será contratado como empleado W2, mientras que el tenedor de libros puede clasificarse como trabajador 1099.
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¿Puede su trabajador obtener ganancias y/o pérdidas?
Un programador de computadoras puede experimentar ganancias y pérdidas si un contrato no se renueva, si se renueva por un monto diferente o si se acepta trabajo nuevo. Sin embargo, el mismo trabajador podría clasificarse como empleado si no está a cargo de programar proyectos y negociar contratos para trabajo adicional.
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¿Cuánto ha invertido el trabajador en comparación con la empresa?
Si un empleador invierte más dinero en un puesto que el trabajador (p. ej., proporcionar artículos de limpieza a una persona de limpieza, proporcionar un vehículo a un conductor, proporcionar una estación de trabajo y una computadora a un diseñador web), los tribunales podrían fallar a favor de una relación laboral de empleador/empleado, y viceversa si los trabajadores son responsables de obtener su propio equipo y suministros.
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¿El trabajo realizado requiere habilidades especiales?
Según el Departamento de Trabajo, no se trata de habilidades técnicas, sino de habilidades empresariales especializadas. Si un trabajador toma decisiones independientes sin que tengan que decirle qué hacer, podría clasificarse como trabajador 1099.
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¿La relación entre el empleador y el trabajador es permanente o indefinida?
Según el Departamento de Trabajo, si la relación es permanente, muy probablemente se clasificará como empleado W2.
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¿Cuál es el grado de control del empleador?
Las empresas que se adhieren a la idea de un “control estricto” sobre sus trabajadores (dictando las horas trabajadas, los días trabajados y el código de vestimenta) probablemente deberían formalizar con sus trabajadores un contrato de empleo W2.
Existen diversas implicaciones legales asociadas con clasificar erróneamente a un trabajador, por lo que es importante consultar con su abogado antes de celebrar un contrato de proveedor o de empleo. Sin embargo, el IRS ha emitido la siguiente declaración como regla general: “Si usted tiene el derecho de controlar o dirigir no solo lo que se debe hacer, sino también cómo se debe hacer, entonces sus trabajadores muy probablemente son empleados.”