Preparen, apunten, despidan...
Despedir a un empleado puede ser una de las tareas más desagradables que un propietario de una pequeña empresa tiene que realizar, pero cuando hay que hacerlo, aquí tiene algunas maneras de que resulte lo menos doloroso posible.
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Esté preparado
El despido de un empleado no debería tomar a nadie por sorpresa. Si la conducta o el desempeño de un empleado no ha mejorado tras una serie de advertencias o evaluaciones insatisfactorias, es hora de separar caminos. Claro está, hay excepciones a la regla —alguien es sorprendido robando o se pelea con su gerente— y, en esos casos, no hay tiempo para prepararse. En situaciones ordinarias, sin embargo, estas son algunas maneras de prepararse para el proceso de despido.
- Asegúrese de conocer las leyes que rigen la terminación del empleo en su estado y, si no está 100% seguro, consulte a un abogado especializado en derecho laboral.
- Establezca reglas por escrito en su manual del empleado que detallen las medidas disciplinarias progresivas, por ejemplo: advertencia verbal, luego advertencia por escrito y después el despido. Asegúrese de que todos los empleados reciban una copia del manual del empleado y firmen de recibido.
- Siga los procedimientos del manual del empleado y documente sus acciones para ayudar a evitar una demanda por despido injustificado. Los empleados deben firmar y reconocer todas y cada una de las infracciones cometidas.
- Decida con anticipación si otorgará una indemnización por despido. Aunque por lo general la ley no la exige salvo que esté especificada en un contrato de trabajo, puede ayudar a suavizar el proceso de despido y reducir las reacciones negativas.
- Como lo mejor es entregar el cheque final en la reunión de despido, deberá calcular de antemano conceptos como las vacaciones acumuladas y las comisiones adeudadas.
- Asegúrese de saber cómo afectará el despido las prestaciones del empleado, en especial el seguro médico, para poder responder sus preguntas.
- Si quiere que firme un documento legal, como un acuerdo de confidencialidad o un acuerdo de no competencia, hable con su abogado y téngalo listo con suficiente anticipación.
- Elabore una lista de verificación para no olvidar algo importante durante lo que puede ser una reunión cargada de emociones. Incluya una lista de lo que deberá recuperar antes de que el empleado se vaya: llaves, tarjeta de crédito de la empresa, computadora portátil, etc.
- Si a usted no se le da bien improvisar bajo presión, prepare una breve declaración para leer que explique de manera concisa el motivo de su decisión.
- Hable con su departamento de T.I. para desactivar el acceso del empleado a su red informática, correo electrónico y demás activos digitales en cuanto comience la reunión de despido.
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Simplemente hágalo
Una vez que se haya preparado, lo mejor para todos los involucrados es terminar la reunión lo más rápido posible.
- Organice una reunión cara a cara en un lugar donde nadie pueda escucharlos.
- No avise con más de unos minutos de anticipación. Solo generaría una sensación de angustia para ambos y, si el empleado anticipa lo que viene, podría darle la oportunidad de sabotear alguno de sus sistemas.
- Si prevé problemas o cree que el empleado podría inclinarse a impugnar el despido, considere contar con otra persona como testigo. Podría ser el supervisor del empleado o alguien del departamento de recursos humanos, si lo tiene.
- Vaya al grano. Iniciar la reunión con charla trivial solo retrasa lo inevitable.
- Exponga brevemente las razones del despido. No entre en una larga discusión de agravios que solo animará al empleado a rebatir sus argumentos.
- Asegúrese de que sepa que la decisión es definitiva. No titubee.
- Aunque el empleado pueda ponerse emotivo, resista el impulso de hacer lo mismo. Mantenga la calma y el control.
- Asegúrese de tener su firma en todos los documentos legales requeridos antes de entregarle su cheque final.
- Responda cualquier pregunta que tenga sobre su cheque final, la indemnización, las prestaciones, etc. Proporciónele el nombre de una persona de contacto para las preguntas que surjan después de su salida.
- Termine con una nota positiva y deséele lo mejor. Use palabras de aliento sobre encontrar un trabajo que se ajuste mejor a su perfil.
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Ate los cabos sueltos
Aunque pueda sonar práctico darle al empleado un par de días para finalizar el trabajo en curso, lo mejor es que se vaya de inmediato, no solo por la moral de la empresa, sino también para reducir el riesgo de que tome represalias de alguna manera. Acompáñelo discretamente a su área de trabajo y recupere de inmediato todos los artículos propiedad de la empresa. Si es posible recoger sus pertenencias personales sin llamar la atención de los compañeros, dele algo de tiempo para hacerlo; de lo contrario, acuerde un horario fuera de las horas laborales habituales para que regrese. Limitar el contacto con los compañeros de trabajo minimizará el potencial de drama.
Después de que el empleado haya salido del edificio, convoque una reunión para informar al resto del personal sobre el despido antes de que los rumores lo hagan por usted. Asegúreles que se siguieron todos los procedimientos de la empresa y reasigne las funciones del puesto de la persona despedida.
En resumen: mantenga una buena relación con el empleado despedido si es posible, y no hable mal de él ante el resto del personal, que estará observando cómo reacciona usted ante la situación. Aunque nunca es fácil despedir a alguien, manejarlo de manera profesional lo hará más llevadero para todos los involucrados.