Cualquiera que haya pasado de la escuela al mundo laboral sabe que hay una gran diferencia entre el "aprendizaje de los libros" y la capacitación en el puesto de trabajo. Ya sea que empiece como carpintero, maestro o ingeniero de software, sus primeros días en un nuevo empleo pueden ser abrumadores. El job shadowing (aprendizaje por observación) es una manera de facilitar la transición y lograr que los nuevos empleados sean productivos lo antes posible. También puede ser una gran herramienta para capacitar de forma cruzada a los empleados actuales, aumentar la eficiencia y mejorar la comunicación entre las distintas áreas de una empresa.
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¿Qué es el job shadowing?
En pocas palabras, el job shadowing consiste en pasar un período de tiempo con un empleado experimentado, observando lo que hace durante su jornada laboral. Puede implicar sentarse en silencio a tomar notas sobre lo que está haciendo, escuchar mientras explica las tareas que realiza y por qué, y hacer preguntas a medida que surgen. También puede incluir actividades prácticas, asistir juntos a reuniones y conversar sobre responsabilidades y metas. Así como cada puesto es único, cada situación de job shadowing debe adaptarse a las circunstancias individuales de los involucrados.
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¿Cuándo se puede utilizar?
Para los nuevos empleados, el job shadowing puede utilizarse en uno de dos momentos. Si se inicia desde el primer día de trabajo, puede introducir gradualmente al nuevo empleado en los requisitos y las rutinas del puesto, presentarle a sus compañeros y ayudar a fortalecer su confianza. ("¡Si ella puede hacerlo, yo también!") Las empresas que ofrecen sesiones formales de orientación para nuevos empleados en entornos de aula suelen descubrir que el job shadowing posterior a la orientación ayuda a darle vida a las lecciones del aula, haciéndolas más fáciles de entender al aplicarlas a una situación del mundo real. En ambos casos, puede aliviar los nervios del primer día, hacer que los nuevos empleados se sientan parte de un equipo más grande y ayudarles a asimilar la cultura de la empresa al observar cómo se aplica en el lugar de trabajo.
¡No es solo para los nuevos empleados!
Muchas empresas están explorando ahora los beneficios del job shadowing para los empleados actuales. De hecho, TechSmith Corporation, una firma de software de Michigan, inició un exitoso programa llamado "Take Your Coworker to Work Day" (Día de llevar a su compañero de trabajo al trabajo). * A medida que las empresas crecen, los departamentos y los empleados tienden a aislarse unos de otros en compartimentos, y a la dirección puede resultarle más difícil inculcar el sentido de ser un solo equipo unificado.
Permitir que los empleados pasen un día haciendo job shadowing con alguien de otro departamento ofrece muchos beneficios:
- Quienes observan comprenden mejor los deberes y las responsabilidades de la persona observada, lo que genera un mayor respeto por esa persona y por su trabajo.
- El job shadowing facilita ver cómo las distintas partes de la empresa están interrelacionadas y trabajan juntas para asegurar el éxito compartido.
- Ayuda a construir líneas de comunicación entre departamentos, lo que facilita que los empleados trabajen juntos en equipos mixtos y se consulten entre sí para resolver problemas.
Por dónde empezar
Si está considerando un programa de job shadowing para nuevos empleados, es importante elegir como personas a observar a empleados con buenas habilidades de trabajo. Más importante aún, deben ser positivos, accesibles, pacientes y capaces de explicar lo que hacen en términos sencillos. Organice una breve sesión de práctica para evaluar su desempeño antes de dejar que interactúen con los nuevos empleados.
Establecer un programa de job shadowing para los empleados actuales podría comenzar con una encuesta para evaluar el nivel de interés entre su personal. ¿Dónde creen que existen las mayores brechas de comunicación? ¿Estarían dispuestos a pasar un día o medio día haciendo job shadowing con alguien de otro departamento? De ser así, ¿qué departamentos les interesaría más conocer? Con esa información en mano, puede comenzar a establecer un programa que puede tener beneficios a largo plazo para su empresa y también para sus empleados.