La información sobre beneficiarios finales (o BOI, por sus siglas en inglés) hace referencia a la información que identifica a las personas que, directa o indirectamente, poseen o controlan una compañía. A partir del 1 de enero de 2024, muchas compañías estarán obligadas a reportar al gobierno de los EE. UU. esta información sobre quiénes son, en última instancia, sus propietarios y quiénes las controlan. Los beneficiarios finales se definen como las personas que, directa o indirectamente, ejercen un control sustancial sobre la compañía informante, o que poseen o controlan al menos el 25% de las participaciones de la compañía informante. Existen en total 23 tipos de entidades que se consideran exentas de los requisitos de reporte de información sobre beneficiarios finales, incluidas las compañías que cotizan en bolsa que cumplen requisitos específicos, muchas organizaciones sin fines de lucro y ciertas grandes compañías operativas. Por cada beneficiario final de una compañía, la compañía informante tendrá que proporcionar información como el nombre legal de la persona, su fecha de nacimiento, su dirección particular, un número de identificación de una licencia de conducir, una identificación estatal o un pasaporte, y una imagen del documento del que proviene ese número. Los reportes BOI se presentarán electrónicamente a través de FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, la Red de Control de Delitos Financieros), una oficina del Departamento del Tesoro de los EE. UU.
Un gran número de empresas, tanto grandes como pequeñas, estarán obligadas a presentar reportes BOI. Las empresas que deben reportar la BOI pero no lo hacen pueden enfrentar sanciones u otras consecuencias legales, incluida la posibilidad de pena de cárcel. Por lo tanto, es fundamental que las empresas cumplan con los requisitos. Este artículo destacará los requisitos de información sobre beneficiarios finales que las empresas deben cumplir para mantenerse en cumplimiento con esta regulación.
¿Cuál es el propósito del reporte de información sobre beneficiarios finales?
La nueva regulación de reporte de información sobre beneficiarios finales presenta nuevos desafíos para las empresas en el panorama regulatorio, pero no carece de una buena razón. El propósito del reporte de información sobre beneficiarios finales es ayudar a prevenir la creación de compañías fantasma anónimas y combatir el lavado de dinero y otras actividades ilegales, incluidos los actos de corrupción extranjera y el financiamiento de organizaciones terroristas. Este requisito de reporte, derivado de la Corporate Transparency Act (Ley de Transparencia Corporativa), busca exigir que quienes tienen control sobre empresas o entidades legales proporcionen información que los identifique, aumentando en última instancia la transparencia y la rendición de cuentas en las estructuras corporativas. Al identificar a las personas que directa o indirectamente poseen o controlan una compañía, el reporte ayuda a las agencias del orden público y regulatorias en sus esfuerzos por combatir las actividades financieras ilícitas.
¿Qué compañías están sujetas al reporte BOI?
Las compañías que deben presentar reportes BOI se denominan "compañías informantes" (Reporting Companies). Existen dos clasificaciones principales de entidades obligadas a presentar reportes BOI ante FinCEN: las compañías informantes nacionales y las compañías informantes extranjeras. Estas abarcan un amplio espectro de entidades legales establecidas o registradas para realizar actividades comerciales en los Estados Unidos, desde corporaciones, LLCs, LLPs, LLLPs, sociedades y ciertos tipos de fideicomisos, hasta cualquier otra entidad que pueda registrarse ante la oficina de un secretario de estado.>
- Compañías informantes nacionales: Una compañía informante nacional se refiere a cualquier entidad, como una corporación, una compañía de responsabilidad limitada u otra forma organizativa, establecida mediante la presentación de documentos ante un secretario de estado o una oficina similar, de conformidad con las leyes de un estado o de una tribu nativa americana.
- Compañías informantes extranjeras: Una compañía informante extranjera es una entidad, incluidas las corporaciones, las compañías de responsabilidad limitada u otras formas organizativas, establecida bajo las leyes de una nación extranjera y registrada para operar comercialmente en cualquier jurisdicción estatal o tribal mediante la presentación de documentos ante un secretario de estado o una oficina comparable, conforme a las leyes de un estado o de una tribu nativa americana.
Es importante señalar que existen exenciones específicas a la definición de compañía informante bajo la Corporate Transparency Act (CTA).
¿Qué información se les exige a las compañías informantes?
La regulación describe los detalles específicos que una compañía informante debe proporcionar. Inicialmente, la compañía informante está obligada a divulgar información relativa a la identidad de la compañía, que abarca los siguientes datos:
- Nombre legal
- Cualquier nombre comercial
- Dirección actual del lugar principal de negocios
- La jurisdicción de su formación
- Número de identificación fiscal
Además, la compañía informante está obligada a proporcionar a FinCEN información relativa a cada beneficiario final (según se define en la guía correspondiente) y al solicitante de la compañía (si fue establecida después del 1 de enero de 2024). Esta información incluye:
- El nombre, la fecha de nacimiento y la dirección de cada beneficiario final y solicitante de la compañía.
- El número de identificación de una forma de identificación aceptable (por ejemplo, una licencia de conducir o un pasaporte de los EE. UU. vigentes) y el nombre de la jurisdicción en la que fue emitida.
- Una imagen de la forma de identificación aprobada que sustente la exactitud de la información proporcionada, entre otros detalles.
¿Qué constituye un "beneficiario final" según la regla?
La regulación define a un "beneficiario final" como una persona que, directa o indirectamente, satisface como mínimo uno de dos criterios: (1) ejercer un control sustancial sobre la compañía informante o (2) poseer la propiedad o el control de un mínimo del 25% de las participaciones de propiedad de la compañía informante.
Tenga en cuenta que sí existen algunas exenciones para beneficiarios finales. Para conocer las reglas específicas y más información sobre las exenciones de beneficiarios finales, consulte la Small Entity Compliance Guide de FinCEN (guía de cumplimiento para pequeñas entidades). Además, lo que se considera "control sustancial" y "participación de propiedad" también se define con mayor detalle en dicha guía de FinCEN.
¿Quién es el "solicitante de la compañía" y cuándo debe reportarse su información específica?
En los casos en que su empresa se establezca o registre el 1 de enero de 2024 o después de esa fecha, es imperativo proporcionar los datos del solicitante de la compañía. El solicitante de la compañía es la persona responsable de presentar el documento que da existencia a la compañía o, en otras palabras, la persona que la registra ante el estado. Tiene la opción de reportar los datos de hasta dos solicitantes de la compañía. Si varias personas participaron en la presentación, asegúrese de incluir a las personas principalmente responsables de dirigir o controlar la presentación.
Incluya la siguiente información sobre el solicitante o los solicitantes de la compañía:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Número de identificación de una forma de identificación aceptable (pasaporte o licencia de conducir válida de los EE. UU.) y el nombre de la jurisdicción que la emitió.
- Imagen de la forma de identificación aceptable.
¿Cuál es la fecha límite del reporte BOI?
Para quienes están obligados a presentar un reporte BOI, asegúrese de darse suficiente tiempo para presentar su reporte a tiempo, a fin de evitar problemas y complicaciones innecesarios por incumplimiento. La fecha límite de su reporte BOI depende de cuándo se creó o registró su negocio.
- Las compañías de nueva creación que se registraron después del 1 de enero de 2024 deberán presentar su reporte BOI dentro de los 90 días posteriores a la confirmación de la efectividad de su registro.
- Las compañías establecidas o registradas antes del 1 de enero de 2024 deben presentar su reporte BOI a más tardar el 1 de enero de 2025.
Tenga en cuenta que solo necesita presentar su reporte BOI una vez; no es un trámite anual. Sin embargo, en caso de que necesite actualizar cualquier información de su reporte debido a cambios en su negocio o corregir algún error, deberá presentar un reporte BOI actualizado para asegurar que haya registros precisos de su negocio en el archivo.
Conclusión:
Los requisitos de reporte de información sobre beneficiarios finales cambiarán la manera en que las compañías interactúan con los asuntos regulatorios y de cumplimiento. Se necesitarán esfuerzos más diligentes para cumplir con las regulaciones BOI, especialmente por parte de las compañías más pequeñas que quizás no cuenten con un equipo dedicado de expertos legales ni con un sistema sólido de protocolos de gestión de cumplimiento y un mantenimiento de registros altamente organizado. Sin embargo, estos desafíos no son inmanejables. InCorp está preparada para asistir a las compañías en la comprensión y el cumplimiento de estos requisitos, para garantizar que las empresas puedan mantenerse en cumplimiento y en vigencia legal (good standing) mientras continúan avanzando hacia sus metas.