El tiempo necesario para obtener la licencia correspondiente depende en parte de la jurisdicción que la otorga. El tiempo de procesamiento por parte de la agencia de licencias depende de la extensión y complejidad de la solicitud, del nivel de revisión requerido, del número de etapas de revisión (inspector, aprobación de la junta, etc.) y de la cantidad de recursos de personal con que cuente la agencia al momento de la solicitud. Hay algo que es cierto para todas las licencias: una solicitud rechazada aumentará el tiempo que tome la emisión de la licencia.
Preparar una solicitud de licencia puede tomar tiempo y dinero. Las licencias específicas de cada industria suelen requerir una solicitud extensa con anexos, como huellas dactilares, estados financieros, fianzas, etc. Cuando una solicitud se presenta con errores u omisiones, se desperdicia el tiempo de todos. Una persona o compañía cuya licencia se retrasa pierde ingresos potenciales. Una renovación rechazada puede resultar en una licencia vencida, lo que puede hacer que el negocio se detenga por completo en esa jurisdicción.
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Presentación incompleta
La razón más común por la que se rechaza una solicitud es que está incompleta. A veces esto se debe a que se dejaron preguntas en blanco en la solicitud, faltaban anexos o no se cumplió algún requisito previo. Recomendamos responder todas las preguntas de una solicitud. Incluso cuando una pregunta no aplique a la persona o entidad, es mejor escribir “N/A” y explicar por qué no aplica. Asegúrese de leer las instrucciones cuidadosamente y de conocer la industria para identificar todos los anexos y documentos complementarios.
Los requisitos previos, como obtener un certificado de autoridad ante la oficina del Secretario de Estado o los registros fiscales, deben identificarse desde el inicio mismo del proceso de licenciamiento. Si aún no se tienen, estos trámites deben gestionarse lo antes posible. Los requisitos previos que puedan representar una barrera para el otorgamiento de la licencia, como contar con una ubicación física dentro de un estado o requisitos de experiencia, también deben identificarse lo antes posible para que el solicitante pueda decidir si desea seguir adelante con el proceso de licenciamiento.
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Firma inválida
Otra razón común por la que se rechaza una solicitud es que las páginas de firmas no son originales, no están notarizadas correctamente, no están firmadas por las personas correctas o simplemente no están firmadas. Muchas veces, la causa de estos errores son instrucciones poco claras. Cuando se exige una firma original, es decir, que se presente con la solicitud la página firmada de puño y letra, esto normalmente no se indica en las instrucciones. En la era de las firmas digitales, los escaneos por correo electrónico y los faxes, es fácil entender por qué los solicitantes presentarían una copia en lugar del original.
Recomendamos revisar cada solicitud y anotar las secciones que deben firmarse, si además deben notarizarse y quién debe firmarlas. Llame a la autoridad de licencias si tiene alguna duda sobre la presentación de originales o copias.
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Uso de un formulario desactualizado
Los solicitantes pueden seguir todos los pasos a la perfección, solo para que su solicitud sea rechazada por haber usado un formulario antiguo. Las agencias de licencias actualizan y cambian los formularios con frecuencia y, muchas veces, sin previo aviso. Es posible comenzar una solicitud y que, para cuando se presente, el formulario ya esté desactualizado. Asegúrese de verificar con la agencia de licencias que cuenta con el formulario de solicitud más actualizado.
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Instrucciones poco claras
La razón más frustrante por la que se rechaza una licencia es cuando un requisito no aparece en las instrucciones ni en el formulario de solicitud. Nosotros hemos tomado la medida proactiva de incluir TODOS los requisitos en cada formulario para nuestros clientes; el solicitante promedio probablemente no estaría al tanto de estas adiciones.
La solución
Preparar una solicitud completa y correcta significa que su licencia se emitirá más rápido. En lugar de dedicar una enorme cantidad de tiempo a investigar para asegurarse de que su solicitud no sea rechazada, ¡deje que los expertos se encarguen! Los proveedores externos son especialistas en preparar solicitudes para que sean aceptadas a la primera. Ahorre tiempo y dinero valiosos delegando todas las presentaciones iniciales y renovaciones de licencias.
InCorp ofrece a nuestros clientes una gama integral de servicios para brindarle todas sus soluciones de licencias comerciales.