Si su negocio se viera afectado mañana por un huracán, un terremoto o un apagón en toda la ciudad, ¿sabría qué hacer?
Más importante aún, ¿sabrían qué hacer sus empleados? Contar con un plan que le ayude a responder ante un desastre podría ayudar a su negocio a sobrevivir mientras otros tienen que cerrar sus puertas.
Los fenómenos meteorológicos extremos, los incendios y otros desastres pueden causar estragos en una pequeña empresa, especialmente si tiene una sola ubicación. Sin embargo, una encuesta reciente mostró que solo alrededor de la mitad de las pequeñas y medianas empresas de EE. UU. cuenta con un plan de recuperación ante desastres. La misma encuesta, realizada por Symantec, mostró que el costo medio del tiempo de inactividad para estas compañías es de $12,500 por día.
Algunas partes del país corren más riesgo que otras de sufrir desastres naturales, pero un incendio, un robo o la pérdida de conectividad a Internet pueden afectar a cualquier negocio en cualquier momento, por lo que es importante contar con un plan para preparar su negocio en caso de que ocurra una emergencia. Ya sea que lo llame plan de preparación para emergencias, plan de recuperación ante desastres o plan de reanudación de operaciones, le ayudará a volver a la actividad lo antes posible y con el menor daño colateral.
-
Más vale prevenir
Aunque no puede proteger su negocio contra toda eventualidad, sí puede tomar medidas para reducir su exposición al riesgo. Estos son algunos pasos preliminares:
- Revise su póliza de seguro con su agente para asegurarse de tener cobertura no solo para los daños, sino también para cualquier costo relacionado con la interrupción de las operaciones.
- Asegúrese de que todo su equipo de seguridad esté en su lugar (extintores, sistemas de alarma, iluminación de emergencia, etc.) y de que se inspeccione y pruebe con regularidad.
- Proteja los registros vitales del negocio. Sus documentos en papel más valiosos deben guardarse en archiveros resistentes al fuego. Los archivos y datos digitales deben respaldarse de manera programada y almacenarse en línea o en una ubicación externa segura.
- Si su negocio depende en gran medida de la conectividad, quizá le convenga instalar servidores de respaldo en otra parte del país, para poder cambiar a ellos si sus servidores locales fallan o quedan inaccesibles.
-
Elabore un plan
- Estime sus riesgos: ¿su negocio está ubicado en una zona propensa a terremotos o inundaciones? ¿Tendrían sus empleados dificultades para evacuar su edificio de gran altura en una emergencia? ¿Podría su negocio dejar de funcionar si el Internet no estuviera disponible durante un período prolongado? Responder preguntas como estas debería ayudarle a diseñar un plan para prepararse ante los peligros que tiene más probabilidades de enfrentar.
- Establezca un plan de evacuación con rutas y salidas tanto principales como secundarias. Luego, asegúrese de que esas rutas y salidas estén claramente señalizadas y bien iluminadas. Designe un punto de reunión en el exterior donde todos puedan encontrarse, para que sepa cuándo el edificio ha quedado despejado.
- Prepare un kit de emergencia con artículos esenciales como un botiquín de primeros auxilios, linternas, un radio de baterías, alimentos no perecederos y agua embotellada. Asegúrese de que el kit sea fácilmente accesible.
- Haga una lista de números de contacto de emergencia. Si bien a la mayoría de los servicios de emergencia se les puede contactar llamando al 911, es posible que también necesite comunicarse con las compañías de servicios públicos, su agente de seguros, el propietario de su edificio y sus principales proveedores y clientes.
- Designe a un ejecutivo o a un comité pequeño para declarar oficialmente la existencia de una emergencia y poner el plan en marcha. Asigne otras funciones según sea necesario, incluidas la notificación a los clientes principales, la función de portavoz ante los medios o la tarea de mantener el plan actualizado.
- La comunicación es un elemento clave para garantizar el éxito de su plan. Guarde una copia en varias ubicaciones seguras y asegúrese de que los empleados clave sepan cómo acceder a ella. Todos los empleados deben conocer las rutas de evacuación, los procedimientos de seguridad, la ubicación del kit de emergencia y su papel en la cadena telefónica. Incluya la preparación para emergencias en la orientación de los nuevos empleados y recalque su importancia con regularidad.
- Asegúrese de que su plan se actualice al menos trimestralmente para reflejar la entrada o salida de empleados de la compañía, los cambios en los números de contacto, las modificaciones a su edificio que puedan alterar las rutas de evacuación, etc. Luego, asegúrese de que el plan actualizado se distribuya a quienes lo necesiten.
-
Ponga a prueba su plan
La mejor manera de saber si el plan que preparó con tanto cuidado funcionará en la práctica es ponerlo a prueba. En cuanto tenga un borrador, convoque una reunión específicamente para discutirlo, asegúrese de que todos entiendan todos los componentes del plan e invite a que se hagan sugerencias para mejorarlo. Considere realizar un ejercicio de simulación cada año: desarrolle un escenario de emergencia específico (un robo durante el fin de semana, una inundación que bloquee el acceso al edificio) y pida al grupo que repase los procedimientos paso a paso, incluida la cadena de llamadas. Después de probar el plan, haga los ajustes necesarios y distribuya las copias revisadas.
Un plan de recuperación ante desastres no debe elaborarse una sola vez y guardarse en un cajón. Necesita actualizarse, comunicarse y mejorarse con regularidad para garantizar que esté disponible cuando más se necesite. El futuro de su negocio puede depender de ello.
Lea la Parte 2: Desastres no naturales