A medida que seguimos desarrollando nueva tecnología, corremos un riesgo mucho mayor de convertirnos en acumuladores digitales (sí, esto realmente existe).
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¿Qué es exactamente la acumulación digital?
Tomemos su bandeja de entrada como ejemplo. ¿Tiene miles de correos sin abrir que permanecen en su bandeja de entrada día tras día?
¿Y qué hay del escritorio de su computadora? ¿Está tan lleno de documentos que nunca logra encontrar nada?
¿Tiene innumerables aplicaciones en su teléfono que descargó y que todavía ni siquiera ha intentado usar? ¿Su teléfono le informa constantemente que casi ha alcanzado su capacidad máxima de almacenamiento?
Si esto le suena familiar, entonces podría ser, de hecho, un acumulador digital.
Si bien el desorden digital puede no ser tan imponente (ni tan dramático) como los populares programas de telerrealidad que muestran montañas de trastos apilados en las casas de la gente, una acumulación "digital" de documentos, correos, archivos, fotos y programas sin usar (o sin organizar) puede ser muy ineficiente e incluso agobiante por momentos.
Los estudios han demostrado que el desorden hace mucho más que simplemente estorbar físicamente. También puede crear obstáculos agotadores y, para el dueño de un negocio, estos obstáculos pueden fácilmente llevarlo al límite, ya que son muchos los otros desafíos que enfrenta a diario. El desorden digital no solo puede hacer que localizar archivos, correos y documentos importantes sea innecesariamente difícil y lento, sino que también puede ralentizar su tecnología, incluida su computadora, su iPad y su teléfono celular. Al eliminar el desorden, se sentirá instantáneamente más ligero y descubrirá que las pequeñas tareas diarias son mucho menos abrumadoras y más fáciles de completar con rapidez.
Muchas pequeñas empresas se ven rodeadas de una sobrecarga digital porque les preocupa eliminar documentos que podrían necesitar algún día. Como puede imaginar, todos esos documentos se acumulan rápidamente. La mejor solución a este problema es determinar qué documentos necesita tener a la mano y cuáles puede conservar en sus archivos históricos. Debe crear un sistema de archivo digital organizado que archive correctamente todo lo que necesite conservar, para que no lo agobie (y aun así podrá encontrarlo fácilmente en caso de necesitarlo dentro de diez años). A continuación encontrará algunos consejos adicionales para ayudarle a eliminar el desorden digital de su empresa y de su vida.
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Examine su bandeja de entrada
Este es probablemente uno de los mayores culpables del desorden digital, ya que la gente simplemente ignora los correos que se acumulan día tras día. Comience por lo fácil: elimine el spam, los correos obsoletos o cualquier otra cosa que sea irrelevante para su negocio. Luego, cree un sistema cuyo resultado sea que solo unos pocos correos importantes queden en su bandeja de entrada al final de cada día. Esto lo obligará a decidir qué correos eliminar, cuáles guardar para más tarde y cuáles responder de inmediato. Además, debería cancelar la suscripción a los correos que no lee (y que probablemente nunca leerá). No se alarme. Siempre podrá volver a suscribirse a esos correos si más adelante decide que son importantes.
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Cree un sistema de archivo eficiente
Esto garantizará que usted y sus empleados sepan qué guardar, dónde guardarlo y cómo volver a encontrarlo. Cada día, revise qué debe guardarse y qué puede desecharse. Elimine las aplicaciones y los programas que no use. Al igual que con las suscripciones de correo, siempre podrá descargarlos de nuevo si descubre que los necesita.
En resumen: Si dirige su propio negocio o empresa, simplemente no puede permitirse ningún tipo de desorganización o desorden. Esto llevará incluso a la empresa más exitosa por el camino del fracaso. Si aligera su carga digital ahora, tendrá más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio y no sus cargas.
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