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Abrir una cuenta bancaria comercial separada, dedicada exclusivamente a su negocio, es una de las cosas más importantes que debe hacer al crear una nueva compañía. Al hacerlo, podría evitar muchos problemas potenciales más adelante, y le permitirá entender mejor las finanzas de su negocio. Lamentablemente, muchas compañías nuevas pasan por alto este paso, un error que analizaremos con más detalle a continuación.

Abrir una cuenta bancaria comercial es bastante sencillo y, en este artículo, hablaremos de todo lo que necesita saber sobre el proceso y por qué debería hacerlo.

¿Por qué necesita una cuenta bancaria comercial?

Cuando apenas están comenzando como negocio, muchas personas descuidan abrir una cuenta bancaria comercial separada. Pueden pensar: "Bueno, apenas estoy empezando y todavía no gano mucho dinero", o "Soy solo un pequeño negocio; realmente no creo que importe". O bien, la idea puede ni siquiera pasarles por la mente, ocupados como están con otros aspectos importantes de administrar un negocio. Pero hay varias razones por las que debería tener una cuenta bancaria comercial si va a dedicarse al comercio.

  • Puede estar legalmente obligado

    Si opera su negocio como una entidad legal separada o con un nombre comercial (DBA, Doing Business As), la ley exige tener una cuenta exclusivamente para sus transacciones comerciales. Las estructuras comerciales que se consideran entidades legales separadas incluyen las compañías de responsabilidad limitada (LLC), las corporaciones (C y S Corps) y las sociedades de responsabilidad limitada (LLP).

    Estos tipos de estructuras comerciales se consideran "incorporadas" y, una vez que los negocios están incorporados, se les ve como entidades legales separadas de sus dueños. Esto significa que tienen sus propias responsabilidades legales, obligaciones fiscales e ingresos, lo que actúa como barrera y brinda protección contra responsabilidad a los activos personales de los dueños. Por lo tanto, las entidades legales separadas, como las LLC y las corporaciones, están legalmente obligadas a tener sus propias cuentas bancarias separadas de las cuentas personales de sus dueños.

    Si opera su negocio como propietario único o sociedad general, no está legalmente obligado a tener una cuenta bancaria comercial separada, a menos que esté usando un nombre DBA bajo estas estructuras. Un DBA es un nombre ficticio o nombre comercial que difiere del nombre legal de su negocio. Como los negocios de propietario único y las sociedades generales no están incorporados, no se les ve como entidades separadas de sus dueños. Por lo tanto, la ley no les exige tener una cuenta bancaria comercial separada (excepto cuando usan un DBA). Sin embargo, muchos expertos legales y asesores financieros recomiendan que estas estructuras comerciales usen de todos modos una cuenta bancaria comercial separada.

  • Fines fiscales y contables

    Muchos negocios no incorporados, como los que operan como propietario único, usan sus cuentas bancarias personales para sus negocios. Esto es una mala idea por varias razones. En primer lugar, puede ser muy confuso distinguir las transacciones comerciales de las personales para fines fiscales y contables. Esto puede causar un gran dolor de cabeza al presentar sus impuestos y convertir en una pesadilla la comprensión de su negocio a nivel financiero y de rentabilidad. Tendrá dificultades para llevar el control de lo que le cuestan las cosas, lo que puede perjudicar su eficiencia como negocio y, en última instancia, afectar negativamente su rentabilidad.

  • Reduce los riesgos de responsabilidad y las probabilidades de ser auditado

    Operar como propietario único no le ofrece las protecciones contra responsabilidad que sí brinda una entidad comercial separada legalmente reconocida, como una LLC o una corporación. Esto significa que una persona que opera un negocio como propietario único es personalmente responsable de cualquier deuda asociada con su negocio. Incluso si un propietario único ha abierto una cuenta bancaria comercial separada, esa cuenta seguiría considerándose una cuenta personal. Esto podría poner en peligro los activos financieros tanto de sus cuentas comerciales como personales si el propietario único tiene deudas pendientes o es demandado. Además, deducir gastos comerciales pagados con su cuenta personal podría aumentar sus probabilidades de ser auditado por el IRS.

    Por otro lado, suponga que está usando una entidad legal separada como una LLC o una corporación. Si no usa una cuenta bancaria comercial separada, o si la usa pero mezcla sus finanzas personales y comerciales, legalmente podría considerarse que no está operando como una entidad comercial separada. Esto podría poner en peligro sus activos personales si tiene deudas pendientes o si se presenta una demanda en su contra. Esto también podría aumentar sus probabilidades de ser auditado.

    Mantener las finanzas y la cuenta bancaria de su negocio separadas de sus finanzas y cuentas personales, y pagarse a sí mismo a través de su cuenta comercial, significaría que está usando correctamente su entidad comercial legal separada. Esto protegería los fondos de sus cuentas personales y cualquier otro activo personal que posea, como una casa o un automóvil. Al usar correctamente una entidad comercial legal, como una LLC o una corporación, podría evitar que sus activos personales se vean amenazados; solo sus activos comerciales (incluida su cuenta bancaria comercial) serían vulnerables. Así, al usar debidamente su cuenta bancaria comercial con una entidad comercial separada legalmente reconocida, estaría en cumplimiento con la ley y contaría con protección contra responsabilidad, lo que resguarda sus activos personales.

¿Cuáles son los beneficios adicionales?

Además de evitar posibles problemas, abrir una cuenta bancaria comercial también puede brindar una serie de beneficios positivos que pueden ayudar a su negocio. Estos incluyen los siguientes:

  • Da legitimidad a su negocio

    Al tener una cuenta bancaria comercial, se verá mucho más profesional ante terceros. El nombre de su negocio aparecerá en sus cheques, tarjetas de crédito y débito y otros métodos de pago. Esto puede hacerlo lucir mucho más creíble ante clientes, otras empresas, bancos e inversionistas.

  • Le permite aceptar pagos con tarjeta de crédito

    Abrir una cuenta bancaria comercial separada le permite aceptar pagos con tarjeta de crédito. Esto puede implicar cargos adicionales, pero puede valer la pena para poder procesar este tipo de pagos.

  • Transferencias bancarias

    Tener una cuenta de cheques comercial le permitirá hacer transferencias bancarias. Una transferencia bancaria es una transferencia de banco a banco que puede usar para depositar o retirar cómodamente grandes cantidades de dinero hacia o desde otras cuentas bancarias.

  • Construya crédito comercial y obtenga la posibilidad de recibir financiamiento

    Abrir una cuenta bancaria comercial también le ayudará a crear una relación con su banco o cooperativa de crédito como negocio. Esto puede ayudarle a construir su crédito comercial, lo que puede facilitarle la aprobación de financiamiento en el futuro, incluidos préstamos comerciales y líneas de crédito comerciales, que pueden ayudar a hacer crecer su negocio.

¿Qué tipos de cuentas bancarias comerciales existen?

Existen distintos tipos de cuentas bancarias comerciales. Según las necesidades de su compañía, puede elegir una o tener varios tipos de cuentas al mismo tiempo. Un negocio podría operar perfectamente con solo una cuenta de cheques, pero ciertas compañías pueden beneficiarse de tener varios tipos de cuentas.

  • Cuenta de cheques comercial

    Una cuenta de cheques comercial es probablemente el tipo de cuenta bancaria comercial más común y universal. Puede usar este tipo de cuenta de muchas maneras para retirar o depositar dinero. Puede usar su cuenta de cheques comercial para retiros y depósitos de efectivo en cajeros automáticos, transacciones con tarjeta de débito, emisión o depósito de cheques, transferencias bancarias, etc. Esta cuenta puede usarse para guardar dinero destinado a cubrir sus costos operativos, y desde ella puede pagarse a sí mismo y a sus empleados según sea necesario.

    Cuando abre una cuenta de cheques comercial, muchos bancos y cooperativas de crédito también le ofrecerán la posibilidad de usar software de contabilidad y otras herramientas comerciales basadas en tecnología. Estas pueden resultar útiles y ahorrarle tiempo y esfuerzo al llevar la contabilidad y preparar sus impuestos. Algunas cuentas de cheques comerciales establecen un límite en la cantidad de transacciones mensuales que puede realizar antes de comenzar a cobrarle una tarifa. Todos estos aspectos pueden variar según la cuenta de cheques comercial que elija, así que asegúrese de comparar diferentes opciones de cuentas antes de escoger una. También existen cuentas de cheques comerciales en línea, pero estas podrían ser problemáticas si su negocio maneja efectivo, ya que la mayoría de estos bancos en línea no tienen sucursales físicas donde pueda hacer depósitos en efectivo.

  • Cuenta de ahorros comercial

    Si planea apartar dinero de su negocio que no piensa usar de inmediato, podría abrir una cuenta de ahorros comercial. Las cuentas de ahorros comerciales normalmente le permiten ganar una tasa de interés más alta sobre ese dinero en comparación con las cuentas de cheques comerciales. Sin embargo, el dinero estará menos accesible para usted. Las cuentas de ahorros comerciales también suelen venir con ciertas pautas o restricciones respecto a los depósitos. Exceder estas pautas de depósito generalmente resultará en cargos adicionales. Por supuesto, todas estas variables dependerán de la cuenta de ahorros comercial en particular que elija abrir.

  • Cuenta comercial de certificado de depósito

    Abrir una cuenta de certificado de depósito (CD) podría ser una buena idea si tiene fondos comerciales que desea ahorrar y a los que no necesitará acceder rápidamente. Las cuentas CD le brindan la oportunidad de ganar más dinero a través de los intereses. Pero, a cambio, usted acepta mantener el dinero en la cuenta durante un período específico y, si lo retira, se le cobrarán multas significativas. El tiempo que deberá mantener el dinero en la cuenta antes de poder cosechar las recompensas de los intereses variará según su acuerdo específico y su banco o cooperativa de crédito. Pero este plazo puede ir de unos pocos meses a diez años.

    Las tasas de interés de estas cuentas también variarán según el monto del depósito requerido y el tiempo que tarde la cuenta en llegar a su vencimiento (cuando puede retirar los fondos sin que le cobren multas). Por lo general, cuanto mayor sea el monto requerido para el depósito y más largo el plazo del CD, más altas serán las tasas de interés.

  • Cuenta comercial del mercado monetario

    Las cuentas comerciales del mercado monetario (MMA) son algo similares a las cuentas de ahorros comerciales. Son cuentas que generan intereses y normalmente ofrecen APY más altos que las cuentas de ahorros comerciales estándar. Las MMA comerciales también tienen otras características que una cuenta de ahorros comercial puede no tener, incluidas tarjetas de cajero automático para retirar fondos y la posibilidad de emitir cheques. Aunque tienen estas características positivas, en comparación con una cuenta de ahorros comercial regular, las MMA pueden requerir depósitos mínimos más altos para abrir la cuenta, lo que puede resultar prohibitivo para algunos dueños de negocios.

  • Cuenta de comerciante

    Los negocios pueden necesitar abrir una cuenta de comerciante para aceptar y procesar pagos con tarjetas de débito y crédito. Cuando se realiza un pago con tarjeta de débito o crédito, los fondos pasarán primero por esta cuenta y luego se transferirán automáticamente a la cuenta bancaria comercial principal. Este proceso puede tardar en completarse hasta uno o dos días. Las cuentas de comerciante tienen cargos de solicitud y apertura, así como cargos mensuales y por transacción, que variarán según su banco o cooperativa de crédito. También es posible que deba firmar un contrato por un período determinado para abrir una de estas cuentas. Se puede cancelar el contrato anticipadamente, pero esto resultará en cargos por terminación anticipada.

¿Qué necesita para abrir una cuenta bancaria comercial?

Una vez que haya revisado las opciones de cuentas bancarias comerciales de distintos bancos y cooperativas de crédito y haya decidido qué tipo desea abrir, puede dar los siguientes pasos para abrir su cuenta. Deberá reunir toda la información, los documentos y la identificación necesarios antes de poder abrir su cuenta bancaria comercial. Según la estructura comercial bajo la cual opere, su institución financiera, su estado y el tipo de cuenta que abra, estos requisitos pueden variar, pero normalmente pueden incluir lo siguiente:

  • Identificación personal

    Se requerirá una identificación con foto emitida por el gobierno, como una licencia de conducir o un pasaporte, para abrir una cuenta bancaria comercial. Algunas instituciones financieras pueden pedirle que presente dos formas de identificación. También deberá proporcionar su dirección postal personal, su información de contacto y su número de seguro social.

  • Número de identificación patronal

    Necesitará obtener del IRS un número de identificación patronal (EIN), también conocido como número de identificación fiscal o FEIN, para abrir una cuenta bancaria comercial. Alternativamente, a los propietarios únicos y a las LLC de un solo miembro se les puede permitir usar su número de seguro social. Si su negocio tiene varios miembros o socios, también puede requerirse la información personal de estas partes.

  • Información del negocio

    Esto incluye información básica sobre su negocio, como el nombre y la dirección de su negocio y el tipo de estructura comercial que utiliza. También deberá describir qué tipo de negocio opera y en qué industria se encuentra.

  • Documentos de organización y formación del negocio

    Estos documentos variarán según el tipo de estructura comercial que utilice, pero pueden incluir los siguientes:

  • Además, deberá hacer un depósito inicial en su cuenta bancaria comercial para poder abrirla. El monto de este depósito variará según la institución financiera que elija y el tipo de cuenta que abra.

¿Está iniciando un negocio?

Si está iniciando su propio negocio, InCorp puede ayudarle. Podemos asistirle en la formación de su entidad comercial legalmente reconocida, además de brindarle servicios de agente registrado. Los dueños de negocios también pueden aprovechar nuestro sistema de administración de entidades para ayudar a administrar sus negocios, estar al tanto de las fechas de vencimiento importantes y tener fácil acceso a todos sus documentos comerciales vitales.

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