¡No se convierta en una víctima!
Volver a Robo y fraude por parte de los empleados - Parte 1
Las compañías de EE. UU. pierden miles de millones de dólares al año a manos de empleados deshonestos, y menos de la mitad de las empresas afectadas recuperan alguna parte de sus pérdidas. En la primera entrega de este artículo, repasé las diversas maneras en que los empleados pueden robar a sus empleadores o defraudarlos de alguna otra forma.
Las grandes corporaciones pueden tener departamentos enteros de control de pérdidas dedicados a detectar y prevenir el robo por parte de los empleados, pero ¿qué tipo de controles puede establecer una pequeña empresa para protegerse? Puede ser útil comenzar por analizar por qué los empleados cometen estos delitos.
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¿Por qué lo hacen?
Los expertos en prevención de fraude han desarrollado lo que llaman la regla 10-10-80: el 10% de los empleados nunca robará, el 10% siempre robará y el 80% podría inclinarse hacia cualquiera de los dos lados según las circunstancias. [Shrapnel of the Month] Corresponde a la gerencia establecer controles para evitar que ese 80% robe.
Cada caso de fraude por parte de un empleado contiene tres factores, según el "Triángulo del Fraude" de los expertos:
Si falta cualquiera de estos tres elementos, el delito no ocurrirá. No hay mucho que un empleador pueda hacer respecto al motivo de un empleado, y la racionalización generalmente no entra en juego hasta que el empleado ya ha decidido robar. Por lo tanto, la mejor manera de romper el Triángulo del Fraude es eliminar la oportunidad estableciendo un sistema sólido de controles internos. A continuación encontrará algunas pautas para comenzar.
- Motivo - por ejemplo, la necesidad de dinero
- Oportunidad - a menudo cuando los controles internos son débiles
- Racionalización - las excusas que el empleado usa para justificar sus acciones (por ejemplo, "me pagan poco" o "todos lo hacen"). [The Fraud Triangle]
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Establezca un código de ética
Si bien un código de ética y conducta no evitará el comportamiento delictivo, comunica el compromiso de la compañía con la conducta ética y establece un punto de referencia claro para el comportamiento de los empleados. Asegúrese de que todos en la compañía, desde el presidente hasta el empleado con el salario más bajo, estén sujetos a los mismos estándares. Si los empleados ven que un supervisor o ejecutivo ignora las reglas con impunidad, es poco probable que se tomen las reglas en serio.
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Revise los procedimientos de contratación
Si bien las estadísticas muestran que la mayoría de los empleados sorprendidos en esquemas de robo o fraude no tienen antecedentes, es prudente realizar verificaciones básicas de antecedentes previas a la contratación, especialmente para cualquier persona que vaya a manejar efectivo o a tener acceso a datos financieros confidenciales. Asegúrese de consultar la Guide to Pre-Employment Background Checks (guía de verificaciones de antecedentes previas a la contratación) de la SBA para obtener información sobre las leyes que rigen las verificaciones de antecedentes, las cuales han cambiado en los últimos años. Después de la contratación, las evaluaciones de desempeño periódicas deben incluir una evaluación del cumplimiento del empleado con los programas de ética y antifraude de la compañía.
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Establezca una línea directa contra el fraude
Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), las denuncias de los empleados son la forma más común en que las empresas descubren el fraude ocupacional. [Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse] Facilite que los empleados reporten actividades sospechosas de forma anónima y sin temor a represalias.
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Desarrolle un programa de capacitación
La ACFE también informa que las compañías con programas de capacitación antifraude experimentan menores pérdidas y esquemas de fraude de menor duración que las organizaciones que no cuentan con dichos programas. La capacitación debe incluir algunas técnicas básicas de prevención de fraude y procedimientos para reportar actividades sospechosas. Los supervisores deben estar capacitados para reconocer las señales de advertencia del fraude, como un empleado que vive por encima de sus posibilidades, que se muestra excesivamente protector con su espacio de trabajo o sus archivos, o que busca no ser supervisado trabajando fuera de horario o llevándose trabajo a casa.
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Establezca controles internos personalizados
A diferencia de una gran corporación que cotiza en bolsa, es posible que una pequeña empresa no necesite contratar una firma de contadores públicos certificados (CPA) para auditar sus libros con regularidad. Sin embargo, se pueden establecer controles de sentido común para ayudar a reducir el riesgo. Por ejemplo:
- Realice auditorías sorpresa algunas veces al año para asegurarse de que los asientos de sus libros coincidan con lo que encuentra en la caja chica, en su almacén y en su cuenta bancaria. Asegúrese de que los empleados sepan que estas áreas están sujetas a inspección.
- Separe las funciones de manejo de efectivo y de teneduría de libros siempre que sea posible. Por ejemplo, la misma persona no debería recibir el efectivo, registrarlo en el sistema contable y hacer los depósitos bancarios, ya que esto ofrece una oportunidad fácil para el robo.
- Exija que los empleados tomen vacaciones. Los malversadores a menudo parecen tan dedicados que no quieren alejarse de la compañía, cuando en realidad no quieren que nadie más asuma su puesto y descubra que están alterando los libros.
- Contrate una firma de "compradores secretos" cuyos empleados puedan hacerse pasar por clientes y observar las técnicas de manejo de efectivo de su personal.
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Evalúe la situación
Haga su propia evaluación de riesgos y piense en otras áreas de su compañía que puedan presentar oportunidades para el fraude. ¿Ha estado desapareciendo inventario de su almacén? Instale cámaras de seguridad y asegúrese de monitorearlas. ¿Sus empleados usan vehículos de la compañía? Puede ser útil implementar un sistema de rastreo GPS. ¿Sus vendedores externos entregan informes de reembolso? Revíselos cuidadosamente para asegurarse de que todos los recibos estén en regla.
Actualice y comunique
Los controles y la capacitación antifraude no pueden crearse y luego olvidarse. Deben probarse, revisarse y actualizarse con regularidad para asegurarse de que sigan siendo pertinentes y estén al día. Por ejemplo, si sus controles actuales no toman en cuenta la banca en línea y el robo de identidad, es necesario traerlos al siglo XXI.
También es importante comunicarse regularmente con los empleados sobre los temas de fraude - en boletines internos, en reuniones de personal o en correos electrónicos de la compañía - para asegurarse de que este asunto vital esté siempre presente. Su rentabilidad depende de ello.