Desarrollar un programa de capacitación interna, si se hace bien, cuesta tiempo y dinero — dos cosas que escasean en la mayoría de los pequeños negocios. Sin embargo, puede ayudar a que su empresa funcione con mayor eficiencia, impulsar la productividad y aumentar la retención de empleados si se implementa correctamente, lo que lo convierte en una buena inversión en su futuro. Estas son solo algunas de las formas en que un programa de capacitación puede ayudarle:
- Los empleados bien capacitados son más eficientes, logran más en menos tiempo y, en general, cometen menos errores.
- Ayuda a los trabajadores a mantenerse al día con los cambios en la tecnología, en su industria y en su mercado.
- Los empleados, especialmente los más jóvenes, valoran el desarrollo profesional y las oportunidades de aprendizaje, lo que puede ayudarle a atraerlos y retenerlos.
- Puede formar un grupo de trabajadores bien capacitados para ocupar el lugar de los empleados que renuncian o se jubilan; usted puede promover desde dentro y evitarse la molestia de reclutar fuera de la empresa.
Cómo prepararse
Si le interesa desarrollar un programa de capacitación, es prudente tomarse un tiempo para evaluar dónde están las brechas de capacitación. ¿Conocen todos los empleados los pormenores de sus productos y servicios para poder explicárselos a los clientes? ¿Están todos al día con la tecnología y el software que usan? ¿Podría la capacitación ayudar a sus representantes de ventas externos a aumentar sus resultados? Reúnase con sus supervisores y líderes de equipo y pídales que identifiquen las áreas que se beneficiarían de un programa de capacitación. Asegúrese de explicar los beneficios y de obtener su apoyo antes de comenzar. De lo contrario, es probable que enfrente quejas cuando los miembros de sus equipos sean apartados de sus tareas diarias para asistir a las sesiones de capacitación.
¿Cuáles son sus opciones?
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Capacitadores internos
¿Ya cuenta con miembros del personal que serían buenos capacitadores? Recuerde: deben tener habilidades de comunicación además de conocimientos técnicos. ¿Pueden hablar frente a un grupo? ¿Son lo suficientemente organizados para desarrollar un plan de clase? ¿Tienen el don de gentes para hacer que el aprendizaje sea interesante y no intimidante? Si no tiene un empleado que pueda hacer un excelente trabajo capacitando, quizá sea mejor recurrir a ayuda externa, porque lo último que quiere es que su personal piense que la capacitación es inútil o aburrida.
Si tiene la suerte de encontrar a alguien que sea un buen capacitador interno, haga que le valga la pena asumir las tareas adicionales de capacitar a otros: dele un bono o una promoción y asegúrese de que reciba el reconocimiento que merece. Considere enviarlo a conferencias o talleres externos para que pueda compartir lo aprendido con el resto del personal.
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Almuerzos informales de aprendizaje
Esta opción funciona para empresas de cualquier tamaño. Una vez al mes, o con mayor frecuencia, organice una reunión informal donde un empleado o un equipo comparta lo que hace su departamento, algo que hayan aprendido recientemente, etc. Ofrezca pizza o sándwiches y bebidas, y fomente la comunicación en ambos sentidos. Asegúrese de asistir en persona para que todos sepan que usted valora estas reuniones. Este tipo de encuentros también ayuda a desarrollar un sentido de trabajo en equipo entre empleados que de otro modo quizá no tendrían mucha interacción.
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Capacitación uno a uno
La mentoría, en la que un empleado con experiencia se ofrece a tomar bajo su ala a alguien con menos experiencia, puede tener beneficios para ambas partes. El aprendiz conoce los pormenores de la cultura y la historia de la empresa además de los conocimientos específicos del puesto, y puede encaminarse hacia el avance profesional. El mentor se siente valorado por sus conocimientos y experiencia, y puede desarrollar habilidades de comunicación y enseñanza.
En el acompañamiento laboral (job shadowing), un empleado sigue a otro durante el transcurso de una jornada de trabajo, o más tiempo si se desea, observando de primera mano cómo se desempeñan sus funciones. Puede usarse como parte de la orientación de un nuevo empleado o como un componente valioso de un programa de capacitación cruzada. Conozca más sobre el acompañamiento laboral.
Cree un plan de estudios
Desarrollar un "plan de estudios" puede sonar como una tarea abrumadora, pero en realidad es solo una colección de recursos de capacitación organizados de manera lógica. Siempre que tenga una capacitación formal, grábela en video, lo cual es fácil de hacer con las cámaras de hoy o incluso con un teléfono inteligente. Cree una carpeta para esa capacitación en la computadora de la empresa y guarde ahí el video, así como copias digitales de cualquier material que se haya repartido. Si se usó una presentación de PowerPoint, inclúyala también.
Si usted o un miembro del equipo asisten a una conferencia o seminario con información que otros puedan aprovechar, cree una carpeta para eso. ¿Leyó un excelente artículo en una publicación de la industria que le gustaría compartir con su equipo? Escanéelo y guárdelo en su carpeta de capacitación. Le sorprenderá lo rápido que puede formar una biblioteca de materiales de capacitación con poco o ningún costo.
Cree un sistema para organizar sus materiales. Algunos pueden ser apropiados para la orientación de nuevos empleados, otros para conocimientos técnicos y otros para capacitación general en temas como el servicio al cliente o la administración del tiempo. Al hacer de la capacitación una prioridad e invertirle algo de tiempo y dinero, estará bien encaminado hacia un lugar de trabajo más eficiente, un equipo más contento y unos resultados financieros más sanos.