¿Recuerda cuando el correo electrónico se anunciaba como una forma de hacer más en menos tiempo? Ahora, muchas personas descubren que pasan tanto tiempo leyendo y respondiendo correos electrónicos que no les queda tiempo para nada más. De hecho, un estudio muestra que dedicamos el 28 por ciento de nuestra semana laboral a leer, escribir o responder correos electrónicos.
El correo electrónico puede ser una gran distracción y una enorme pérdida de tiempo, pero parece que ya no podemos vivir sin él. ¿Qué puede hacer una persona ocupada? Aquí le presentamos algunas sugerencias sobre cómo recuperar el control de su tiempo y aumentar la eficiencia administrando su correo electrónico.
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Frene la respuesta impulsiva
Por lo general, es mejor no comenzar su jornada laboral leyendo correos electrónicos, porque es probable que se desvíe de sus tareas y le cueste retomarlas. En su lugar, antes de salir del trabajo, determine qué tareas deben atenderse a primera hora del día siguiente. Una vez que las haya atendido, puede revisar su bandeja de entrada.
- Desactive las alertas sonoras y visuales en su computadora y su teléfono inteligente para no verse tentado a revisar su correo "por si acaso". Si de verdad es algo vital, le llamarán por teléfono.
- Establezca horarios para atender los correos electrónicos: por ejemplo, cada dos horas, o después de un largo período de concentración cuando necesite un descanso.
- Por lo general, es mejor no comenzar su jornada laboral leyendo correos electrónicos, porque es probable que se desvíe de sus tareas y le cueste retomarlas. En su lugar, antes de salir del trabajo, determine qué tareas deben atenderse a primera hora del día siguiente. Una vez que las haya atendido, puede revisar su bandeja de entrada.
- Asegúrese de que su jefe, sus compañeros de trabajo y sus clientes importantes conozcan su horario para que no se molesten si usted no responde a los correos de inmediato. Siempre pueden enviarle un mensaje instantáneo o llamarle si es urgente.
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Maneje los mensajes con eficiencia
Responder los mensajes entrantes puede parecer una tarea interminable, especialmente si no tiene un sistema establecido. Aquí hay algunas ideas para ayudar a agilizar el proceso:
- Cree carpetas dentro de su bandeja de entrada a las que pueda dirigir rápidamente los mensajes entrantes, como Pendientes de acción, En espera, Para leer después, etc. Probablemente pueda saber, por el remitente y la línea de asunto del correo, a qué carpeta pertenece sin siquiera abrirlo. Una vez atendidos esos correos, archívelos en otras carpetas según corresponda para poder consultarlos fácilmente más tarde: una por cada proyecto, o el sistema que mejor le funcione.
- Dedicar unos minutos a familiarizarse con las herramientas útiles de su correo electrónico puede traducirse en minutos extra en cada jornada laboral. La mayoría de los proveedores de correo le permiten establecer reglas que clasifican automáticamente los correos entrantes. Por ejemplo, si recibe regularmente notificaciones de la oficina central que no requieren respuesta, puede configurar una regla para dirigirlas a una carpeta de Notificaciones. Los boletines y blogs pueden ir automáticamente a la carpeta Para leer.
- Pruebe la Regla de los Dos Minutos del experto en eficiencia David Allen. Si leer y responder un mensaje toma menos de dos minutos, hágalo de inmediato en lugar de dejarlo para después y tener que volver a él más tarde.
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Automatice las respuestas
Puede ahorrarse tiempo y tecleo automatizando las respuestas.
- Si recibe correos que requieren el mismo tipo de respuesta cada vez, puede crear una respuesta estándar que se completará automáticamente con solo un clic. Por ejemplo: "Gracias por su pedido en la Compañía X. Su pedido será procesado dentro de dos días hábiles". Busque en la sección de herramientas de su proveedor de correo cómo configurar esto.
- Recuerde usar la función de "respuesta de vacaciones" de su correo si va a estar fuera. Puede configurarse para enviar automáticamente una respuesta de fuera de la oficina a cualquier mensaje que llegue entre las fechas que usted establezca.
- Asegúrese de configurar una firma automática con su información de contacto al final de cada correo saliente.
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Reduzca los correos entrantes
Está bien atender con eficiencia los correos que ya tiene, pero reducir el número de correos entrantes puede ser aún mejor.
- Si ciertos colegas tienden a ponerle en copia en correos cuando no es necesario, o escriben correos muy largos, hágales saber que usted está tratando de reducirlos y vea si cooperan.
- Considere crear una dirección de correo “desechable” para usarla con boletines, o cuando necesite proporcionar una dirección de correo para acceder a un sitio web o pedir un producto. Esto reducirá el volumen de correos que llegan a su bandeja habitual, y podrá revisar la otra cuando tenga tiempo libre.
- Algunos sitios de redes sociales, incluido Facebook, le envían un correo para avisarle cada vez que alguien lo menciona, y LinkedIn le enviará un correo si alguien se conecta con usted. Visite sus redes sociales y desactive estas notificaciones por correo.
- ¿Recuerda todos esos boletines y sitios de cupones de tiendas a los que se suscribió pero que nunca lee ni usa? Tómese unos minutos y cancele esas suscripciones. También existen herramientas como unroll.me que le permiten darse de baja de suscripciones de correo de forma masiva.
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No se genere más trabajo
No sea su propio peor enemigo: antes de enviar un correo, asegúrese de no estar creándose más trabajo.
- Incluya un llamado a la acción claro en su correo. Un correo que termina con “Deberíamos reunirnos para hablar de esto” probablemente generará toda una serie de mensajes de ida y vuelta: “De acuerdo. ¿Qué tal el miércoles?” “Ese día no me viene bien. ¿Qué tal el lunes por la tarde?”, etc. Sería mucho mejor proponer una fecha y hora en el primer correo, o enviar una cita de Outlook.
- Antes de poner en copia ("cc") a toda la oficina, piense en quién realmente necesita ser incluido. De lo contrario, es probable que todos los copiados respondan.
- Si es posible, incluya una acción predeterminada que se llevará a cabo si no hay respuesta. Por ejemplo: "Si no recibo noticias suyas antes del final del día del miércoles, asumiré que asistirá a la reunión según lo planeado". Esto ahorra tiempo tanto a usted como al destinatario.
- Si explicarlo toma más de unas cuantas oraciones, considere tomar el teléfono o pedir una reunión en persona. Será más rápido y el asunto podrá manejarse con menos posibilidades de malentendidos.
Es su jornada laboral — recupere algo de tiempo y dedíquelo a trabajo de alta prioridad en lugar de administrar correos electrónicos.