Reloj de arena y un pequeño reloj de escritorio sobre un escritorio oscuro y ordenado con un cuaderno cerrado

Administrar un pequeño negocio puede ser una empresa desafiante. Mantenerse al día con todo lo que hay que hacer y asegurarse de operar su negocio de manera óptima puede sentirse como trabajar en una lista interminable de tareas sin descanso a la vista. Sume a esto los problemas inesperados que pueden surgir con clientes, empleados, cambios en su industria, etc., y de pronto tiene aún más asuntos que atender. Afortunadamente, existen muchas herramientas que los pequeños negocios pueden aprovechar y que ayudan a reducir la carga de trabajo del operador, para que pueda dedicar más energía a otras áreas de su negocio o de su vida personal.

Hay herramientas que pueden ayudar en prácticamente todas las áreas del negocio, permitiéndole ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción del cliente y la rentabilidad. En este artículo cubriremos algunas de las herramientas más útiles para administrar un pequeño negocio y las áreas de su empresa en las que pueden aplicarse. Las diversas herramientas y programas de este artículo se enumerarán debajo del área a la que corresponden en su pequeño negocio.

La siguiente lista incluye algunas de las áreas de su negocio que pueden beneficiarse del uso de distintas herramientas y programas:

  • Contabilidad y teneduría de libros

    Sin importar su nivel de habilidades matemáticas o su gusto por llevar los libros de su empresa, la contabilidad y la teneduría de libros pueden ser una de las tareas que más tiempo consumen para el propietario de un pequeño negocio. Afortunadamente, varias herramientas de alta calidad y fáciles de usar pueden asistir en esta área y reducir considerablemente el tiempo dedicado a administrar sus libros. Las siguientes herramientas son algunas de las más populares entre los propietarios de pequeños negocios para ayudar con la contabilidad y la teneduría de libros:

  • Quickbooks
  • Freshbooks
  • Wave Apps
  • Xero

  • Diseño de sitios web

    Un sitio web es la primera impresión que el mundo tiene de su negocio, por lo que es esencial contar con un sitio web de calidad. Sin embargo, contratar a un diseñador web puede ser costoso, y aprender a programar y construir sitios web desde cero puede tomar mucho tiempo. Puede usar varias plataformas de creación de sitios web fáciles de usar para crear su sitio usted mismo. Muchas incluyen opciones personalizables y diversas funciones que puede incorporar a su sitio. Si tiene un presupuesto reducido y no tiene mucha experiencia en programación, puede utilizar una de estas plataformas para construir su propio sitio web. Algunas de las plataformas de diseño web "hágalo usted mismo" más populares incluyen:

  • WordPress
  • Squarespace
  • Wix

  • Procesamiento de pagos en línea

    Procesar pagos en línea puede ser una parte muy importante de su negocio, dependiendo del tipo de empresa que opere. Si la mayor parte de su actividad ocurre en un entorno más tradicional fuera de línea, recibir pagos en línea puede agregar comodidad adicional para sus clientes, ayudándole a llegar a más personas y concretar más ventas. Varias compañías ofrecen sistemas de procesamiento de pagos en línea que hacen que aceptar pagos por internet sea fácil y seguro. Usar un sistema de procesamiento de pagos reconocido y seguro también puede darles a sus clientes la tranquilidad de saber que su información estará protegida. Las siguientes son algunas de las plataformas de procesamiento de pagos en línea más conocidas:

  • PayPal
  • Stripe
  • Square
  • Shopify
  • Apple Pay
  • Venmo

  • Creación y compartición de documentos

    La creación y compartición de documentos dentro de su organización y entre sus clientes probablemente será un aspecto importante en la mayoría de los negocios. Sin embargo, los contactos con quienes comparte documentos pueden usar distintas plataformas de creación de documentos, lo que puede obligar a otros a descargar y aprender a usar software nuevo cuando quizás estén más familiarizados con otra plataforma desde la cual comparten sus documentos. Además, intercambiar correos electrónicos con varias personas y compartir documentos de esta manera puede volverse confuso y tedioso, resultando en un proceso lento y engorroso. Afortunadamente, existen varias herramientas que pueden ayudar a agilizar este proceso y garantizar que todos estén en sintonía. Al utilizar una sola plataforma que todos puedan usar para crear y compartir documentos entre sí, eliminará gran parte del esfuerzo innecesario que se realiza cuando varias personas crean y comparten documentos desde numerosas plataformas y por correo electrónico. Estas son algunas de las mejores herramientas de creación y compartición de documentos que le ayudarán a comunicarse y colaborar con los demás:

  • Google Docs
  • Microsoft 365
  • Zoho Docs
  • Dropbox
  • Airtable
  • Notion

  • Comunicación y reuniones

    Hoy en día, muchos propietarios de pequeños negocios optan por usar herramientas de comunicación en línea para celebrar sus reuniones en lugar de hacerlas en persona. Celebrar reuniones en línea puede ayudar a las empresas a ahorrarles a sus empleados, a sus clientes y a sí mismas tiempo, dinero y esfuerzo. Las plataformas de reuniones en línea pueden aumentar la comodidad, la productividad y la rentabilidad, ya que las reuniones pueden celebrarse con mucha más facilidad. Quienes asisten a las reuniones no tienen que estar físicamente presentes ni trasladarse al mismo lugar para participar. Esto le ahorra a la empresa dinero en gastos de viaje y le permite atender los asuntos de la compañía con mucha mayor rapidez y frecuencia, lo que ayuda a la empresa a operar de manera más eficiente. Con el trabajo remoto en aumento, es probable que este tipo de plataformas crezca en popularidad y uso. Algunas de las herramientas de comunicación y reuniones en línea más populares son:

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Meet
  • Slack
  • Skype

  • Marketing

    El marketing es, obviamente, un aspecto importante de cualquier negocio. Una empresa puede tener un gran producto o servicio, pero no ganará muchos clientes si nadie lo conoce. Sin embargo, crear la estrategia de marketing correcta y concretar ventas puede ser un desafío. Varias compañías ofrecen herramientas de marketing en línea que pueden ayudar a los pequeños negocios a navegar con éxito este territorio. Estas incluyen herramientas de análisis de datos para comprender mejor su alcance y su público objetivo, y herramientas de marketing directo que le ayudan a llegar a más clientes potenciales. Las siguientes son algunas de las principales herramientas de marketing en línea que las empresas pueden aprovechar para comprender mejor a su público objetivo y concretar más ventas:

  • HubSpot
  • Google Analytics
  • EngageBay
  • KWFinder
  • Canva

  • Marketing por correo electrónico

    El marketing por correo electrónico puede ser una manera sencilla de lograr que más personas vean su mensaje y su producto. A medida que su lista de correos crezca, más personas verán su producto y, a su vez, usted comenzará a concretar más ventas y a hacer crecer su base de clientes. Estas son algunas de las mejores plataformas de marketing por correo electrónico disponibles para ayudar a los pequeños negocios:

  • MailChimp
  • Active Campaign
  • Campaign Monitor
  • MailerLite
  • Zoho Campaigns
  • Drip
  • GetResponse

  • Marketing en redes sociales

    El marketing en redes sociales puede ser un factor importante en la estrategia de marketing de su empresa y es otra manera más de llegar a más personas. Expandirse al marketing en redes sociales o aumentar la visibilidad de su empresa en ellas puede ayudar a incrementar las ventas y las recomendaciones de boca en boca sobre su compañía. Los usuarios de redes sociales que pertenecen a la audiencia de su nicho pueden ser objetivo directo de campañas publicitarias. Los usuarios pueden hacer clic en los anuncios de su empresa y realizar compras directas, o pueden compartir su contenido donde más clientes potenciales podrán verlo. Aquí tiene algunas de las mejores compañías que pueden ayudar a su negocio a triunfar con el marketing en redes sociales:

  • Hootsuite
  • Buffer
  • Sprout Social
  • SocialPilot
  • Social Hub
  • Sendible
  • eClincher
  • Agorapulse

  • Servicio al cliente

    Garantizar que los clientes reciban un buen servicio al cliente es una de las mejores inversiones que una empresa puede hacer. Una empresa con buen servicio al cliente tendrá muchas más probabilidades de contar con clientes recurrentes, así como de ganar clientes nuevos gracias a las recomendaciones positivas de boca en boca. Cuando un cliente tiene un problema con un producto, una entrega o cualquier otra cosa y contacta a una empresa, si recibe un buen servicio, es probable que siga pensando positivamente en esa empresa y la recomiende a sus amigos, familiares y colegas. Existen varios servicios y programas que pueden ayudar a su empresa a brindar un servicio al cliente de primera, y los siguientes son algunos de los mejores:

  • Help Scout
  • Zendesk
  • Zoho Desk
  • Freshdesk
  • LiveAgent
  • HappyFox

Usar distintas herramientas en las diversas áreas de su pequeño negocio puede ahorrar tiempo y esfuerzo, a la vez que aumenta su rentabilidad y la satisfacción del cliente. Además, al usar las herramientas correctas, puede aumentar su destreza en varias áreas y operar su negocio con mayor eficiencia.

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