Dirigir una corporación puede ser bastante estresante y, si usted es como muchos nuevos dueños de negocios, la idea de celebrar su primera reunión anual sin duda contribuirá a ese estrés. Puede encontrarse haciéndose preguntas apremiantes como: ¿qué discutimos? ¿Quién debe asistir? ¿Qué se requiere? Si no está seguro del proceso, siga leyendo. Redactamos este artículo justo para usted.
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Reunión de accionistas
Todos los estados exigen que una corporación celebre una reunión anual de accionistas. Esta reunión debe abordar los siguientes puntos: fusiones, adquisiciones, la transferencia y venta de activos, y la elección (y reelección) de la Junta Directiva, además de resolver otros asuntos comerciales importantes que estén fuera del control de la junta.
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Emisión de la convocatoria
Las reglas de convocatoria para una reunión anual se encuentran en los estatutos de la compañía; sin embargo, debe enviarse un recordatorio por correo postal y/o electrónico a cada miembro para asegurar su presencia (Nota: todos los accionistas deben ser notificados. Se requiere un quórum mínimo para llevar a cabo la reunión. Sin embargo, no es obligatorio que todos los accionistas estén presentes.) La convocatoria debe incluir la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará la reunión. Para las reuniones ad hoc (reuniones especiales convocadas antes o después de la reunión anual), el propósito debe indicarse en la convocatoria. Cada estado tiene sus propios requisitos de convocatoria, así que asegúrese de que cualquier requisito indicado en los estatutos sea consistente con las disposiciones legales de su estado.
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Puntos de la agenda
Cada sesión debe apegarse a una agenda. Los puntos de la agenda típicamente incluyen el nombramiento y la remoción de directores de la junta, así como decisiones importantes que requieren la aprobación de los accionistas (por ejemplo, fusiones, adquisiciones o la disolución). Los requisitos de votación para cada una de estas acciones pueden variar; cada corporación debe consultar los requisitos de su estado para determinar el número de votos necesarios para la aprobación de cualquier acción determinada.
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Reunión de la Junta Directiva
Responsables de la administración de la compañía, los directores establecen políticas y objetivos generales para la organización de la corporación. Estos objetivos típicamente incluyen seleccionar, remover y evaluar el desempeño de sus funcionarios, así como revisar, rechazar y aprobar decisiones financieras importantes — incluido, entre otros, el presupuesto anual. Nota: los requisitos suelen ser más estrictos para las corporaciones más grandes que cotizan en bolsa.
Al igual que con la reunión de accionistas, debe enviarse una convocatoria a cada director; sin embargo, no es obligatorio que todos los directores estén presentes.
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Actas
Las actas se usan como declaración oficial de todas las decisiones tomadas durante una sesión. Son esenciales para llevar a cabo cualquier reunión. Solo debe incluirse la información de fondo, incluyendo la fecha, la hora y el lugar de la reunión, los nombres de todos los asistentes y cada decisión importante tomada durante la sesión conforme a la agenda. El cierre de la reunión también debe consignarse junto con la hora de inicio. Debido a que las actas se usan como documentos oficiales, los participantes deben tener la oportunidad de revisarlas (y enmendarlas, si es necesario) antes de hacerlas oficiales.
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Breve, claro y al grano
Dado que estas reuniones son vitales para la organización y el gobierno de una corporación, asegúrese de leer la agenda de antemano y de definir los puntos clave que le gustaría abordar. Dicho esto, mantenga la conversación limitada únicamente a los puntos de la agenda — evite presentaciones extensas y discusiones fuera de tema.