Reloj de arena y un pequeño reloj de escritorio sobre un escritorio oscuro y ordenado con un cuaderno cerrado

¿Cree usted que "si quiere algo bien hecho, hágalo usted mismo"? ¿Es usted el "hombre orquesta" de su empresa porque no confía en que nadie más haga el trabajo tan bien como usted? Muchos emprendedores tienen éxito porque saben tomar las riendas, les apasiona asegurarse de que su empresa triunfe y no les molesta trabajar largas horas para sacar el trabajo adelante.

Pero los mismos rasgos que lo hacen exitoso como dueño de negocio pueden sabotear sus esfuerzos por triunfar, al dificultarle delegar responsabilidades. La triste verdad es que el día solo tiene una cantidad limitada de horas, y hay un límite en el trabajo que una sola persona puede hacer, por más dedicada que sea. Si quiere que su negocio crezca, no puede hacerlo todo usted solo.

  • ¿Por qué delegar?

    Como dueño de un negocio, su trabajo es crear la visión estratégica de su empresa y asegurarse de que se comunique a su equipo. Usted establece los valores fundamentales de la empresa y protege la integridad de su marca. Usted fija las metas y supervisa su progreso hacia ellas. Esos son sus deberes principales. Si los está descuidando porque pasa todo su tiempo en tareas no esenciales, está perjudicando a su empresa. Priorizar cómo emplea su valioso tiempo es el primer paso hacia el éxito a largo plazo.

    Delegar algunas de sus tareas también puede ayudarle a evitar el agotamiento. Es importante mantener una actitud positiva y transmitirla a su equipo, y pensar con la claridad suficiente para desarrollar nuevas ideas y reaccionar con rapidez ante las oportunidades. Si está quemando la vela por ambos extremos, no tendrá la resistencia mental y física para rendir al máximo.

  • ¿Qué delegar?

    Como dice el refrán, "no pierda de vista la meta". El enfoque es esencial para el éxito tanto en los deportes como en los negocios. Los atletas olímpicos se concentran en su deporte con determinación durante años, renunciando a otras oportunidades para enfocarse en lo que realmente más desean. Una vez que haya fijado una meta para su negocio, entréguese por completo. Al comenzar cada jornada laboral, pregúntese qué puede hacer ese día para acercarse a su meta, y niéguese a dejarse distraer por tareas sin importancia.

  • Tareas de bajo valor

    No gaste su valioso tiempo archivando, elaborando informes o haciendo otras tareas tediosas que podría realizar un empleado por horas.

  • Cosas que están fuera de su especialidad

    Si no sabe de contabilidad o de informática, tiene sentido contratar a alguien que sí sepa, en lugar de intentar aprender un área de especialización completamente nueva. Esto es especialmente importante para trabajos que pueden tener repercusiones legales si se hacen incorrectamente: nómina, presentaciones legales, impuestos, etc.

  • Trabajos que le drenan la energía

    Si detesta un trabajo en particular y hacerlo lo deprime o lo frustra, páselo a otra persona. Es importante proteger su actitud para poder seguir avanzando e inspirando a su equipo.

  • Cómo empezar

    Al elaborar un presupuesto familiar, el primer paso es registrar todos sus gastos para ver a dónde va su dinero. El mismo principio se aplica cuando intenta administrar su tiempo con sensatez. Revise su calendario y sus listas de pendientes para ver a dónde se va su tiempo. Luego:

  • Identifique algunas tareas que puedan transferirse a otra persona para que usted pueda concentrarse en proyectos más importantes. Empiece con poco para darse a sí mismo y a su personal la oportunidad de acostumbrarse al nuevo sistema.
  • Encuentre a la persona adecuada para encargarse de la tarea, ya sea un recurso externo como un contador público certificado (CPA) o alguien de su propio personal. Asegúrese de que tenga no solo las habilidades sino también el temperamento para asumir las funciones adicionales.
  • Si va a entregar un trabajo a uno de los miembros de su equipo, asegúrese de explicarlo con suficiente detalle para que se sienta cómodo al asumirlo. Puede ser conveniente que lo acompañe a usted por un tiempo y observe con atención lo que hace y cómo lo hace.
  • Comuníquese con claridad. Asegúrese de que sepan por qué el trabajo es importante, cuál debe ser el resultado final, cómo espera que se haga y cuál es el cronograma. Además, comunique la nueva asignación al resto del equipo para que puedan ofrecer ayuda si es necesario.
  • Proporcione todo el equipo o los suministros que necesiten, incluidos software, espacio de trabajo adicional, etc.
  • Luego viene la parte más difícil: suelte, entregue la tarea y trate de no angustiarse por ello. Esto es más fácil si recordó comenzar con una tarea de bajo valor que no cause un desastre si no se hace correctamente.
  • "Confíe, pero verifique". Establezca un calendario para supervisar el progreso de su empleado, especialmente al principio. Tener un calendario establecido antes de delegar la tarea le dará la tranquilidad de que el trabajo se está haciendo según lo planeado, y le dará al empleado la tranquilidad de que usted no aparecerá sin previo aviso para tratar de sorprenderlo en un error.
  • Sea flexible. Deje cierto margen para que la nueva persona ejerza su propio criterio y aplique sus propios métodos para completar la tarea. Como cada quien tiene una manera diferente de abordar los problemas, ¡puede que descubra que su manera es más eficiente!
  • Una vez que haya iniciado el proceso de transferir algunas tareas pequeñas, continúe y vea cuánto tiempo puede liberar agregando más trabajos a la lista.
  • El último paso del proceso es decidir cómo aprovechar mejor el tiempo que ha ahorrado. No hay nada de malo en decidir reequilibrar su vida laboral y personal, ya que muchos emprendedores ponen en pausa a su familia y su vida personal mientras construyen un negocio. Sin embargo, puede descubrir que esas horas adicionales en el trabajo pueden dedicarse a la planificación estratégica, el networking, la asistencia a conferencias educativas u otras funciones de alto nivel para las que no tenía tiempo cuando estaba ocupado haciéndolo todo usted mismo.

Tareas que los dueños de negocios delegan con frecuencia

Los dueños de negocios suelen delegar las siguientes tareas, ya sea al personal interno de sus propias empresas o a negocios externos o contratistas independientes:

  • Constituir una corporación o registrar una LLC

    Una de las tareas más importantes que un emprendedor puede delegar es uno de los primeros pasos para iniciar un negocio con éxito: crear una entidad comercial legalmente reconocida, como una LLC o una corporación. Delegar a un experto las tareas asociadas con la creación de una entidad comercial puede ahorrarles a los dueños de negocios tiempo y energía valiosos, además de prevenir posibles problemas futuros. InCorp ofrece servicios de formación y constitución de empresas y puede completar todo el proceso de manera rápida y profesional, cumpliendo todos los requisitos legales y creando entidades comerciales que brindan protecciones de responsabilidad esenciales para los negocios. Para conocer más sobre las ventajas y desventajas de los distintos tipos de entidades comerciales, visite nuestra página Comparar tipos de entidades. Además, InCorp ofrece asistencia para administrar su corporación o LLC a través de nuestro sistema de gestión de entidades comerciales. Estos servicios pueden ayudarle a llevar el control de fechas de vencimiento y documentos importantes, gestionar informes, etc., reduciendo el esfuerzo que usted o su personal tendrán que dedicar a estas funciones.

  • Teneduría de libros

    Administrar y preparar los registros financieros de su empresa puede ser una responsabilidad monótona y que consume mucho tiempo, pero también una de las más importantes de hacer bien. Esto la convierte en una de las mejores tareas para subcontratar en su negocio. Aunque podría contratar a un tenedor de libros interno o delegar esta tarea a un miembro actual del personal, en general, contratar un servicio profesional de teneduría de libros puede ahorrarle dinero y producir resultados mejores y más precisos. Además de ahorrar en costos de personal, también puede liberar su tiempo o el de sus empleados para realizar otras tareas dentro de la empresa. Los tenedores de libros profesionales generalmente tendrán acceso a mejor tecnología y recursos de teneduría de libros, y cometerán menos errores en el proceso. Asimismo, un tenedor de libros interno también podría exponerlo a los riesgos de fraude en pequeñas empresas, lo cual no beneficiará sus resultados.

  • Contabilidad

    Al igual que la teneduría de libros, la contabilidad: analizar registros financieros, preparar impuestos, etc., puede ser un proceso tedioso e intensivo. Por lo tanto, las pequeñas empresas suelen subcontratar la contabilidad a contadores profesionales. Los contadores profesionales pueden usar su experiencia para ayudarle no solo a minimizar su carga tributaria, sino que también pueden brindarle asistencia profesional en varias otras áreas financieras.

  • Servicios de agente registrado

    Todos los negocios reconocidos como entidades legales por el estado están obligados a tener un agente registrado. Un agente registrado recibe correspondencia oficial del estado, como documentos fiscales y solicitudes de presentaciones e informes de la empresa. Los agentes registrados también reciben la notificación de demandas (service of process) si alguien presenta una demanda contra su empresa. Contar con un agente registrado protege el debido proceso y garantiza que se reciban los avisos importantes. Algunos dueños de negocios optan por usar a un empleado interno o ser su propio agente registrado, pero esto presenta una serie de desafíos.

    Los agentes registrados deben estar disponibles en una dirección designada en todo momento durante el horario comercial estándar para garantizar la recepción de los documentos importantes. Para cumplir con estas regulaciones, la movilidad de un dueño de pequeña empresa que actúe como su propio agente registrado se vería severamente limitada, o si un empleado interno desempeña esta función, ese miembro del personal designado como agente registrado también tendría que cumplir estos requisitos. Como alternativa, contratar un servicio de agente registrado para desempeñar esta función en su empresa liberará el tiempo y la movilidad del dueño del negocio o de sus empleados, manteniendo al mismo tiempo a su empresa en cumplimiento con la ley. Además, el nombre y la dirección donde el agente registrado designado de una empresa recibirá los avisos se publican de manera pública. Esta información publicada puede amenazar su privacidad y exponerlo a solicitudes no deseadas o atención negativa. Al usar un servicio de agente registrado, el proveedor de este servicio será designado públicamente como su agente registrado y proporcionará también la dirección oficial que se publicará.

    Usar un servicio de agente registrado garantiza que recibirá la correspondencia importante relacionada con su negocio y que será notificado de manera profesional y oportuna. Al contratar un servicio de agente registrado, le otorgará a su negocio un nivel de comodidad, libertad y privacidad que de otro modo quizás no tendría. También podrá tener la tranquilidad de que este aspecto importante de su negocio está siendo manejado responsablemente por un servicio profesional especializado en esta área.

InCorp se enorgullece de ofrecer servicios de agente registrado que pueden satisfacer estas necesidades en los 50 estados de EE. UU., así como en el District of Columbia, Puerto Rico y las U.S. Virgin Islands.

  • Diseño web

    Si bien existen muchas plataformas excelentes de diseño web "listas para usar" del tipo hágalo usted mismo, contratar a un diseñador web profesional para construir su sitio puede ser una mejor idea. Construir y administrar su propio sitio web puede darle mucho control personal sobre cómo diseña y actualiza su sitio, pero alcanzar un nivel decente de competencia en esta área puede requerir una inversión significativa de su tiempo, y no hay garantía de que lo logre. Contratar a un diseñador web de calidad puede garantizar que su sitio web genere una impresión profesional en su audiencia. La percepción que sus clientes tienen del nivel de profesionalismo de su empresa es importante y puede contribuir mucho a legitimar su negocio ante sus ojos. Por lo tanto, contratar a un diseñador web profesional es una excelente manera de ayudar a cimentar una reputación positiva con su base de clientes y su público objetivo. Un diseñador web hábil podrá convertir sus necesidades e ideas en un sitio web personalizado y único que utilice estrategias eficaces de SEO para lograr que su sitio se posicione más alto en los motores de búsqueda y obtenga más tráfico.

  • Marketing

    Implementar buenas estrategias de marketing puede ser uno de los factores más influyentes para que un negocio alcance o no cierto nivel de éxito deseado. Una imagen de marca y un marketing ineficaces pueden desaprovechar la oportunidad de resaltar las características únicas que una empresa aporta y que la distinguen de la competencia. Puede tener un excelente producto o servicio, pero si su marketing no comunica el valor que ofrece y cómo satisfará las necesidades de sus clientes, puede costarle crecer o sobrevivir como negocio. Pocas cosas pueden ser tan frustrantes o desalentadoras para los dueños de pequeñas empresas como invertir valiosos recursos financieros en campañas publicitarias ineficaces que no convierten ventas ni generan ingresos para la empresa. Por lo tanto, delegar su marketing, ya sea a un empleado interno especializado en marketing o a una agencia externa, es una buena idea.

    Contratar a un profesional o una agencia de marketing costará dinero por adelantado, pero es una de las mejores inversiones que puede hacer en su negocio. Los profesionales del marketing pueden usar su experiencia para ayudar a su empresa a desarrollar una imagen de marca consistente y generar nuevos clientes potenciales. Con el tiempo, esta inversión debería pagarse sola y ayudar a su empresa a crecer. Los dueños de negocios que hacen su propio marketing pueden carecer de los conocimientos para hacerlo con eficacia y pueden terminar dando vueltas sin avanzar. Además, un marketing deficiente puede hacer que los negocios pierdan su ventaja competitiva frente a las empresas que sí subcontratan e invierten en su marketing. Tomando en cuenta estos factores, el marketing es uno de los aspectos más importantes de su negocio que debería considerar delegar a un profesional o una agencia de marketing.

  • Servicio al cliente

    Manejar adecuadamente los asuntos y las comunicaciones de servicio al cliente es una parte esencial de operar un negocio con éxito y de construir una buena reputación. Sin embargo, mantenerse al día con todo puede consumir mucho tiempo. Resolver problemas con los clientes, rastrear paquetes y las comunicaciones de ida y vuelta pueden tomar una cantidad considerable de tiempo y, si las realiza el propio dueño del negocio, pueden restarle atención a otras áreas de la empresa. Por lo tanto, delegar estas tareas a personas designadas dentro de su empresa puede ahorrarle tiempo y, a la larga, le ayudará a ganar más dinero. Capacitar adecuadamente a uno o varios empleados en el manejo de las comunicaciones y los asuntos de servicio al cliente ayudará a liberar a los dueños de negocios para dedicarse a otras tareas importantes relacionadas con su negocio.

    Al contar con representantes de servicio al cliente dedicados, una empresa puede garantizar que las necesidades y consultas de sus clientes se atiendan de manera apropiada y oportuna. Incluso si sus representantes de servicio al cliente tienen otras responsabilidades en la empresa, puede hacer que dediquen cierta cantidad de tiempo al día a los asuntos de servicio al cliente o que atiendan los problemas a medida que surjan. Esto contribuirá en gran medida a satisfacer las necesidades de sus clientes y a consolidar su reputación como una empresa confiable. Un dueño de negocio que intenta hacerlo todo por sí mismo puede quedar muy sobrecargado y verse obligado a elegir entre responder a los asuntos de servicio al cliente y otros asuntos urgentes y sensibles al tiempo en los que la empresa está involucrada. No responder ni manejar con prontitud los asuntos de servicio al cliente puede hacer que su empresa parezca poco profesional e insensible a las preocupaciones de sus clientes. Por lo tanto, al delegar la correspondencia por correo electrónico, teléfono y chat en vivo con los clientes a otras personas dentro de la empresa, los dueños de negocios pueden dar lo mejor de sí en las relaciones de servicio al cliente, a la vez que se liberan para atender otras tareas y asuntos.

  • Gestión de redes sociales

    Las redes sociales se han convertido en un componente crítico del mundo empresarial actual, tanto que no estaría muy equivocado si las llamara una necesidad. Una presencia sólida en redes sociales puede tener un gran impacto en la visibilidad, el alcance, la base de clientes y la rentabilidad general de una empresa. Pero con todo lo que un dueño de negocio tiene que atender, mantenerse al día con las redes sociales y publicar todos los días puede ser un desafío, y más aún lograr maximizar el potencial que las diversas plataformas de redes sociales ofrecen a los negocios. Contratar a un experto en redes sociales en lugar de administrar sus cuentas usted mismo es una buena idea por varias razones.

    Las plataformas de redes sociales y sus algoritmos cambian constantemente. Lo que funcionó el mes pasado puede que ya no produzca los mismos resultados este mes. Las personas especializadas en la gestión de redes sociales se mantienen al día con estos cambios y ajustan sus estrategias en consecuencia. También conocen los pormenores de las distintas plataformas y cómo usarlas con eficacia. Publicar con frecuencia también es algo que ayudará a su marca. Un empleado especializado en la gestión de redes sociales podrá generar contenido atractivo y variado y publicarlo con frecuencia y constancia. Los gestores de redes sociales pueden usar herramientas de programación de publicaciones, lo que les permite generar una gran cantidad de publicaciones en una sola sesión y programar los horarios en que se publicarán, permitiendo que su empresa haga publicaciones continuamente a toda hora.

    Además, para que las redes sociales sean eficaces, se requiere interacción. Una noticia o un video de TikTok no se volverá viral a menos que la gente hable de él. Tener a alguien en su equipo que interactúe de manera constante con su audiencia en redes sociales mantendrá a su empresa y a sus productos o servicios continuamente en conversación con los usuarios de redes sociales. Esta interacción incluye responder a los comentarios en las publicaciones y contestar los mensajes directos a las distintas páginas de redes sociales de su empresa. Los gestores de redes sociales también pueden aportar perspectivas más amplias a su empresa en general sobre qué tipo de mensajes y contenido genera la retroalimentación más positiva, además del panorama y las tendencias generales en redes sociales relacionados con su nicho específico. Por estas y otras razones, delegar la gestión de sus redes sociales a un especialista es una buena inversión en su empresa y una que le ahorrará tiempo. La experiencia en gestión de redes sociales puede ampliar su audiencia, aumentar la visibilidad de su empresa y fortalecer su reputación, a la vez que genera nuevos clientes potenciales que se convierten en ventas.

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